INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Informativa resa ai sensi degli articoli 13-14 del GDPR
(General Data Protection Regulation) 2016/679

Gentile Utente,
in osservanza di quanto prevede il Regolamento Europeo 2016/679 (in sigla GDPR),
La Mayor Srl desidera informarLa che i dati personali da Lei forniti o da noi acquisiti
nell’ambito della nostra attività, necessari per dare esecuzione ai servizi a Lei offerti,
saranno trattati nel rispetto della normativa in materia di privacy e dei princìpi
di correttezza, di liceità, di trasparenza e di tutela della Sua riservatezza e dei
Suoi diritti.
Desideriamo inoltre trasmetterLe le informazioni che seguono:
1.TITOLARE DEL TRATTAMENTO è la scrivente MAYOR Srl, società avente sede a
Sperlonga (04029, Italia), in Via G. ROMITA 24-36, contattabile ai seguenti recapiti:
telefono 0771.549244, e-mail info(@)hotelmayor.it, pec mayor(@)pec.it
RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI è il DPO (Data Protection Officer)
CHINAPPI MARCO, domiciliato presso la sede aziendale in Via G. ROMITA 24.36, e
contattabile ai recapiti: telefono 0771.549244, e-mail info@hotelmayor.it.
2. DATI TRATTATI, FINALITÀ E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO
2.1. I sistemi informatici e i software preposti al funzionamento del sito istituzionale
(www.hotelmayor.it) acquisiscono alcuni dati personali che sono implicita
conseguenza dell’uso dei protocolli di informazione in Internet (a titolo di esempio i
nomi di dominio e gli indirizzi IP). Tali dati non sono accompagnati da informazioni
personali aggiuntive e sono utilizzati per ricavare informazioni statistiche anonime
sull’uso del sito, per controllare le modalità di utilizzo dello stesso e per accertare
eventuali responsabilità in caso di reati informatici. La base giuridica che legittima il
trattamento di tali dati è la necessità di rendere utilizzabili le funzionalità del sito
aziendale in conseguenza dell’accesso dell’Utente.
2.2. I dati forniti volontariamente dall’Utente sono invece quelli necessari al Titolare
per fornire i servizi disponibili e sono trattati in modo lecito e secondo correttezza,
inoltre sono raccolti e registrati per gli scopi determinati, espliciti e legittimi più avanti
indicati e sono utilizzati in operazioni di trattamento che non sono incompatibili con
tali scopi.
I dati personali (dati personali identificativi quali, ad esempio: nome e cognome,
ragione sociale, codice fiscale e partita IVA, indirizzo, telefono / fax, e-mail, riferimenti
bancari e di pagamento) sono raccolti e trattati:
a) per svolgere le attività di relazione con il cliente in base agli accordi
precontrattuali e contrattuali;
b) per finalità amministrative, fiscali o contabili interne connesse al rapporto
cliente-fornitore e per adempiere agli obblighi in genere previsti a carico del Titolare
da leggi o da regolamenti, dalla normativa comunitaria, da richieste dell’Autorità
giudiziaria oppure per esercitare i diritti del Titolare (ad esempio il diritto di difesa in
giudizio);
c) in presenza di specifico distinto consenso dell’Utente, per le seguenti finalità
di marketing: inviare (via e-mail, posta, sms o contatto telefonico) newsletter,
aggiornamenti sulle attività del Titolare, materiale pubblicitario o comunicazioni
commerciali – eventualmente anche personalizzate sulla base delle abitudini di
consumo dell’Utente (profilazione) – su servizi offerti dal Titolare che l’Utente potrà
ritenere di Suo interesse e per rilevare il grado di soddisfazione sulla qualità dei
servizi, comprese richieste di partecipazione ad analisi o ricerche di mercato;
d) nel caso di invio di curriculum vitae, esclusivamente per finalità di selezione del
personale e per l’instaurazione di un rapporto di lavoro.
La base giuridica che legittima il trattamento dei dati di cui ai punti “a” (accordi
precontrattuali e contrattuali) e “b” (finalità amministrative, contabili o fiscali) è
l’esecuzione di un contratto di fornitura di servizi di cui l’Utente è parte, oppure lo
svolgimento di attività precontrattuale su richiesta dell’Utente.
Nei casi espressamente indicati ai punti “c” (marketing e profilazione e “d” (curriculum
vitae) la base giuridica è il consenso liberamente prestato dall’Utente.
2.3. Ai sensi degli artt. 9 e 10 del GDPR l’Utente può conferire al Titolare dati
qualificabili come “categorie particolari di dati personali” (ovvero quei dati che rivelano
“l'origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o
l'appartenenza sindacale…dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo
univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o
all'orientamento sessuale della persona”). Tali categorie di dati potranno essere
trattate dal Titolare solo previo consenso dell’Utente, manifestato in forma scritta
firmando tale Informativa, per esigenze contrattuali e connessi adempimenti di
obblighi legali e fiscali e per esigenze di selezione del personale.
3. MODALITÀ DEL TRATTAMENTO
Il trattamento dei dati personali dell’Utente è realizzato per mezzo delle operazioni di:
raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione,
modifica, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco,
comunicazione, cancellazione e distruzione dei dati.
I dati personali dell’Utente sono raccolti a seguito di invio diretto al Titolare, tramite
compilazione di form o di moduli in genere a tal fine predisposti, anche inseriti in
documenti contrattuali, oppure raccolti telefonicamente dall’operatore nell’ambito delle
attività precontrattuali. I dati vengono trattati sia mediante elaborazioni manuali in
formato cartaceo che con strumenti elettronici o comunque automatizzati, informatici
e telematici. I dati raccolti vengono registrati e conservati dal Titolare in archivi
informatici e cartacei, nonché custoditi e controllati in modo tale da ridurre al minimo i
rischi di distruzione o di perdita anche accidentale, di accesso non autorizzato e di
trattamento non consentito o non conforme alle finalità della raccolta.
I dati sono trattati da personale dipendente o da collaboratori del Titolare,
debitamente istruiti in tal senso.
4. NATURA DELLA COMUNICAZIONE DEI DATI
Il conferimento dei dati personali relativi al trattamento ha natura facoltativa. Tuttavia
il mancato conferimento, parziale o totale, dei dati può comportare la parziale o totale
impossibilità di instaurare o di proseguire il rapporto con l’Utente, nei limiti in cui tali
dati siano necessari all’esecuzione dello stesso.
Il conferimento dei dati per le finalità di marketing è anch’esso facoltativo. L’Utente
può quindi decidere di non conferire alcun dato o di negare successivamente la
possibilità di trattare dati già forniti: in tal caso non potrà ricevere newsletter,
comunicazioni commerciali e materiale pubblicitario in genere inerente ai servizi offerti
dal Titolare.
5. DESTINATARI O EVENTUALI CATEGORIE DI DESTINATARI DEI DATI
PERSONALI
Il trattamento dei dati dell’Utente è effettuato da personale interno del Titolare
(dipendenti, collaboratori, Amministratori di Sistema), individuato e autorizzato al
trattamento secondo istruzioni che vengono impartite nel rispetto della normativa
vigente in materia di privacy e di sicurezza dei dati.
Qualora ciò sia necessario per le finalità elencate all’articolo 2, i dati personali
dell’Utente potranno essere trattati da terzi nominati quali Responsabili del
trattamento (ai sensi dell’articolo 28 del GDPR) oppure Titolari “autonomi”, e
precisamente:
1. da professionisti, società, associazioni o studi professionali che prestino al Titolare
assistenza o consulenza per finalità amministrative, contabili, fiscali, ovvero di tutela
legale o selezione del personale;
2. da tutti gli Istituti Pubblici stabiliti dalla legge e più in generale da tutti gli Enti
previsti dalla vigente normativa in materia contabile e fiscale come destinatari di
comunicazioni obbligatorie;
3. da istituti bancari per gli incassi e i pagamenti nonché da eventuali professionisti –
in forma singola, associata o societaria – per servizi di analisi e ricerche di mercato,
per la gestione dei pagamenti tramite carte di credito o strumenti di pagamento
elettronico in genere, corrieri postali, per l’eventuale recupero crediti o per le attività
di certificazione del bilancio del Titolare.
L’elenco aggiornato dei Responsabili e degli Incaricati al trattamento è custodito
presso la sede legale del Titolare.
In ogni caso, i dati personali dell’Utente non sono soggetti a diffusione.
6. TRASFERIMENTO DEI DATI AD UN PAESE TERZO O ORGANIZZAZIONI
INTERNAZIONALI
Nell’ambito della gestione del rapporto contrattuale non è previsto alcun trasferimento
dei dati dell’Utente verso Paesi terzi extra UE né verso organizzazioni internazionali.
7. PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI PERSONALI OVVERO CRITERI
UTILIZZATI PER DETERMINARE TALE PERIODO
Per le finalità di cui alle lettere “a” (accordi precontrattuali e contrattuali) e “b”
(gestione adempimenti amministrativi, contabili o fiscali) dell’articolo 2.2. i dati
personali dell’Utente saranno trattati e conservati dal Titolare per l’intera durata del
rapporto contrattuale tra l’Utente e il Titolare e, al termine dello stesso per
qualsivoglia ragione, saranno conservati per il tempo previsto – per ciascuna categoria
di dati – dalla vigente normativa in materia contabile, fiscale, civilistica e processuale.
Per le finalità di cui alle lettere “c” (marketing e profilazione) e “d” (marketing e
profilazione da parte di terzi) i dati personali dell’Utente saranno trattati e conservati
dal Titolare fino a revoca del consenso da parte dell’Utente oppure fino all’esercizio, da
parte dell’Utente, del diritto di opposizione al trattamento o di quello di cancellazione
dei dati personali.
Per le finalità di cui alle lettere “e” (curricula vitae) i dati personali dell’Utente
potranno essere trattati e conservati dal Titolare per un tempo massimo di 12 mesi
dalla data di ricezione.
8. DIRITTI DELL’UTENTE
Nella Sua qualità di Interessato ed in relazione ai trattamenti descritti nella presente
Informativa, l’Utente ha i diritti di cui agli articoli 7, da 15 a 21 e 77 del GDPR e, in
particolare, il:
• diritto di accesso – articolo 15 GDPR: diritto di ottenere conferma che sia o meno
in corso un trattamento di dati personali che riguardano l’Utente e, in tal caso,
ottenere l'accesso a tali dati personali, compresa una copia degli stessi;
• diritto di rettifica – articolo 16 GDPR: diritto di ottenere, senza ingiustificato
ritardo, la rettifica dei dati personali inesatti che riguardano l’Utente e/o l’integrazione
dei dati personali incompleti;
• diritto alla cancellazione (diritto all’oblio) – articolo 17 GDPR: diritto di ottenere,
senza ingiustificato ritardo, la cancellazione dei dati personali che riguardano l’Utente;
• diritto di limitazione di trattamento – articolo 18 GDPR: diritto di ottenere la
limitazione del trattamento, quando: l’Interessato contesta l’esattezza dei dati
personali, per il periodo necessario al Titolare per verificare l’esattezza di tali dati; il
trattamento è illecito e l’Interessato si oppone alla cancellazione dei dati personali e
chiede invece che ne sia limitato l’utilizzo; i dati personali sono necessari
all’Interessato per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede
giudiziaria; l’Interessato si è opposto al trattamento ai sensi dell’art. 21 GDPR, nel
periodo di attesa della verifica in merito all’eventuale prevalenza di motivi legittimi del
Titolare del trattamento rispetto a quelli dell’Interessato;
• diritto alla portabilità dei dati – articolo 20 GDPR: diritto di ricevere, in un
formato strutturato, di uso comune e leggibile da un dispositivo automatico, i dati
personali che riguardano l’Utente forniti al Titolare e il diritto di trasmetterli a un altro
Titolare senza impedimenti, qualora il trattamento si basi sul consenso e sia effettuato
con mezzi automatizzati. Inoltre, il diritto di ottenere che i dati personali dell’Utente
siano trasmessi direttamente ad altro Titolare qualora ciò sia tecnicamente fattibile;
• diritto di opposizione – articolo 21 GDPR: diritto di opporsi, in qualsiasi momento
per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali
che riguardano l’Utente basati sulla condizione di liceità del legittimo interesse o
dell’esecuzione di un compito di interesse pubblico o dell’esercizio di pubblici poteri,
compresa la profilazione, salvo che sussistano motivi legittimi per il Titolare di
continuare il trattamento che prevalgono sugli interessi, sui diritti e sulle libertà
dell’Interessato oppure per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede
giudiziaria. Inoltre, il diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento qualora i
dati personali siano trattati per finalità di marketing diretto, compresa la profilazione,
nella misura in cui sia connessa a tale marketing diretto;
• diritto di revoca – articolo 7 GDPR: l’Utente ha il diritto di revocare il proprio
consenso in qualsiasi momento. La revoca del consenso non pregiudica la liceità del
trattamento basata sul consenso prima della revoca;
• diritto di reclamo – articolo 77 GDPR: l’Utente ha il diritto di proporre reclamo
all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, Piazza di Montecitorio 121,
00186, Roma (RM).
9. MODALITÀ DI ESERCIZIO DEI DIRITTI
L’Utente potrà in qualsiasi momento esercitare i propri diritti inviando una
raccomandata a.r. a:
MAYOR srl –Via G. ROMITA, 24-36 – 04029 Sperlonga (LT) oppure una pec
all’indirizzo mayor (@) pec.it
Per l'esercizio dei diritti come indicati nella presente Informativa nonché per ricevere
qualsiasi informazione relativa agli stessi, l’Utente potrà contattare il Titolare o il DPO
che, anche tramite le strutture designate, provvederanno a prendere in carico la
richiesta e a fornire all’Utente, senza ingiustificato ritardo e comunque, al più tardi,
entro un mese dal ricevimento della stessa, le informazioni relative all'azione
intrapresa riguardo alla richiesta.
L’esercizio dei diritti da parte dell’Utente è gratuito ai sensi dell’articolo 12 GDPR.
Tuttavia, nel caso di richieste manifestamente infondate o eccessive, anche per la loro
ripetitività, il Titolare potrebbe addebitare all’Utente un contributo spese ragionevole,
alla luce dei costi amministrativi sostenuti per gestire la sua richiesta, o negare la
soddisfazione della sua richiesta.
L'ultima modifica alla presente Informativa sulla privacy è stata apportata in data
24.05.2018.